Daten und Funktionen

Die folgenden Abschnitte geben einen Überblick über die fachlichen Inhalte der Anwendung. Einige der in der Datenbank gespeicherten Datentöpfe werden dabei angesprochen und mit ihren Beziehungen beschrieben.

Basisdaten

Das FlexPM kann durch globale Vorgaben konfiguriert werden.

Mit der Anwendung werden Anwender verwaltet. Dies sind Personen, welche mit dem FlexPM arbeiten dürfen. Ein Anwender kann Privilegien besitzen. So kann gesteuert werden, welche Funktionen dieser in der Anwendung ausführen darf.

Einfache Basisdaten wie etwa Sprachen, Titel, Währungen und Länder können verwaltet werden. In der Datenbank können die Wechselkurse der Vergangenheit zu beliebigen Währungen gespeichert werden. Diese müssen nicht manuell erfasst werden, sondern werden über ein Angebot der Deutschen Bundesbank importiert.

Die Art eines Kontaktes zu einem Partner kann über Ereignistypen charakterisiert werden. Die Position einer Person in einem Partnerunternehmen kann dokumentiert werden.

Bei dem oben Skizzierten handelt es sich um eher „unwichtige“ Komponenten. Die darin erfassten Daten werden häufig in Dialogen als Inhalte von Comboboxen verwendet. Wichtig ist aber für Sie, dass Sie alle Inhalte in der Anwendung pflegen können. Es gibt keine Daten, welche unveränderbar in das FlexPM eingebrannt sind.

Partner

In der Datenbank werden Firmen und Personen gespeichert. Eine Person kann über Arbeitsverhältnisse mehreren Firmen zugeordnet sein.

Eine Firma kann einer anderen Firma untergeordnet sein, so dass eine Firmenhierarchie - beispielsweise eine Filialstruktur - abgebildet werden kann.

Zu Firmen und Personen können beliebige Dokumente (Geschäftsberichte, Präsentationsunterlagen, etc.) gespeichert werden. Diese werden auf dem Server abgelegt und können über die Anwendungsdialoge geöffnet werden.

Zur Dokumentation des Kontaktes zu einem Partner können Ereignisse (Telefonat, Besprechung, etc.) angelegt, mit Terminen versehen und einem Bearbeiter zugeordnet werden. In das FlexPM integrierte Wiedervorlagelisten erinnern an offene Ereignisse, deren Zieltermin bevorsteht.

Kategorisierung

Firmen und Personen werden nicht mit einem starren Bezug zu fachlichen Funktionen erfasst. So gibt es nicht etwa eine Tabelle der Vertriebspartner und eine andere Tabelle der Produktgeber. Vielmehr erhalten Firmen und Personen durch Zuweisung von Kategorien eine besondere Bedeutung in der Anwendung.

Diese Kategorisierung von Firmen und Personen erfolgt zum einen durch eine Zuordnung zu allgemeinen Kategorien und zum anderen durch die Zuordnung zu produktbezogenen Kategorien.

Die Ausprägung der Kategorien wird nicht durch die Anwendung fest vorgegeben. Welche Inhalte von Ihnen verwendet werden, können Sie in der Anwendung auf einfache Weise selbst festlegen.

Bei der Kategorisierung können immer Listen von Kategorienwerten selektiert werden. So können einer Firma beispielsweise mehrere Zielgruppen und auch mehrere Anlagegruppen zugeordnet werden. Diese Beziehungen können auf einfache Weise ausgewertet werden.

Verteiler

Die Anwendung unterstützt die Erstellung von Verteilern für Firmen und Personen, welche unter anderem bei der Durchführung von Mailingaktionen verwendet werden können. Bei der Definition eines Verteilers können die zur Kategorisierung verwendeten Daten abgefragt werden. Es lassen sich auf einfache Weise komplexe Listen bilden, wie etwa...

• sammle alle Firmen aus dem 8er PLZ-Bereich, welche die Anlageklasse „Wertpapiere“ oder „Versicherungen“ bedienen
• füge diejenigen Firmen hinzu, deren Umsatz eine Größe von mindestens 10 Mio. EUR hat

Die Verteiler werden in der Anwendung als Definition gespeichert - nicht etwa als Liste konkreter Firmen bzw. Personen. Erst wenn Sie einen Verteiler anwenden, werden die dann passenden Datensätze ermittelt. Auf diese Weise können allgemeine Verteiler vorgehalten werden, die im Laufe der Zeit immer wieder eingesetzt werden.

Ein Verteiler kann sowohl bei der Pflege der Daten in der Anwendung als auch für Mailingaktionen verwendet werden.

Mailing

Mit Hilfe der Anwendung können so genannte Mailingaktionen durchgeführt werden. Dabei wird eine Email in einer Sammelaktion an komplexe Verteilerlisten geschickt. Die generierten Emails sind personalisiert, so dass im Text beispielsweise eine persönliche Anrede des Empfängers erzeugt werden kann. Emails können auch an einzelne Firmen oder Personen versandt werden.

Es werden mehrere Absender unterstützt. Diese beschreiben das sendende Postfach sowie eine spezielle Signatur, welche unter die generierten Emails gesetzt wird.

Zur Durchführung einer mehrsprachigen Mailaktion können mehrere Mailingtexte gespeichert werden. Das FlexPM sucht anhand der Sprache für Firma bzw. Person den richtigen Text heraus.

Einer Mailingaktion können mehrere Dateianhänge hinzugefügt werden, welche zusammen mit der Email verschickt werden.

Die Mailingaktionen werden schrittweise durchgeführt. Zunächst wird die Liste der Empfänger definiert, dann die einzelnen Emails als Datensätze in der Datenbank erzeugt und abschließend verschickt. Der Versand kann unter anderem bezüglich der Uhrzeiten, des maximalen Durchsatzes und des Starttermins gesteuert werden - beispielsweise „sende ab 01.06.2010, höchstens 50 Emails pro Minute, nur zwischen 10 und 12 sowie 14 und 16 Uhr“.

Die erzeugten Emails sind Datensätze in der Datenbank und können auch im FlexPM bearbeitet werden. Sie „hängen“ an Firmen, Personen oder Arbeitsverhältnissen und können über diese gefunden werden. Dies betrifft sowohl die einzeln als auch die in einer Mailingaktion verschickten Emails.

Allgemeine Kategorien

Mit Positionskategorien (CEO, Vorstand, Aufsichtsrat, etc.) können Sie ein Arbeitsverhältnis (Beziehung zwischen Firma und Person) beschreiben.

Sowohl Personen als auch Firmen können Lizenzen besitzen. Bei Personen handelt es dabei um Qualifikationen oder Befähigungsnachweise (§34c, §34d, CFP, etc.). Für Firmen können hiermit besondere Erlaubnisse (KWG32, etc.) dokumentiert werden.

Mit Hilfe der Zielgruppen (Mittelstand, private Anleger, etc.) kann festgehalten werden, welche Kundentypen eine Firma bedient. Der Firmentyp (Bank, Stiftung, Emissionshaus, etc.) beschreibt den Typ einer gespeicherten Firma. Die Quellen (Homepage, Messe, Kongress, etc.) halten fest, wie Ihr Kontakt zu einer Firma entstanden ist bzw. woher die Daten bezogen wurden. Die Rollen (Vertriebspartner, Produktgeber, etc.) beschreiben die Art der Beziehung zur gespeicherten Firma.

Produktbezogene Kategorien

Zusätzlich zu den allgemeinen Kategorien kann eine Produkthierarchie verwaltet werden. Diese setzt sich aus den vier Stufen Anlagetypen (Beteiligung, Investment, etc.), Anlageklassen (geschlossene Fonds, offene Fonds, Versicherungen, etc.), Anlagegruppen (Immobilienfonds, Zweitmarktfonds, Altersvorsorge, etc.) sowie konkreten Anlageprodukten zusammen.

Berichte

Die in der Datenbank gespeicherten Daten können in Berichten ausgegeben werden. Die auszugebenden Spalten können vorgegeben werden. Die zuvor definierten Verteiler können als Filter verwendet werden.

Zur Ausgabe werden MS Exceldateien generiert. Diese werden mit der Anwendung verwaltet und dauerhaft auf dem Server gespeichert.

Import und Export

Wenn größere Datenmengen in die Datenbank übernommen werden sollen, kann es sinnvoll sein, diese offline zu erfassen und über einen Massenimport in die Anwendung zu bringen. Das FlexPM kann daher Exceldateien mit einer definierten Struktur lesen und deren Inhalt in die Datenbank einfügen.

Dieser Import wird unter anderem nach einer Installation genutzt, um den Grunddatenbestand in der Datenbank bereitzustellen.

Das bei einem Import verwendete Format kann von berechtigten Anwendern auch für einen Export der Daten verwendet werden.

Wie geht es weiter...

Wir schlagen vor, dass Sie mit dem nächsten Kapitel Mailing fortfahren.