Mailing

Das FlexPM kennt Firmen und Personen. Ferner können Firmen und Personen miteinander verknüpft werden. Sie bilden so ein Arbeitsverhältnis „Person arbeitet für Firma“.

Auf jeder der drei Ebenen können übliche Kontaktdaten (Telefon, Mobil, Telefax, etc.) und auch eine Email-Adresse hinterlegt werden. Üblicherweise sind dies...

• für eine Firma ein allgemeines Postfach wie etwa info@abc.de
• für ein Arbeitsverhältnis das persönliche Postfach einer Person bei einer Firma wie etwa hans.klein@abc.de
• für eine Person eine privates Postfach wie etwa hans.klein@web.de

Da eine Person durchaus für mehrere Firmen tätig sein kann, müssen bei Mailingaktion auch Situationen der folgenden Art berücksichtigt werden.

Mit FlexPM können Sie genau festlegen, an welche Empfänger in den drei Ebenen die Emails geschickt werden sollen. Ausgehend von mindestens einem Verteiler sammelt FlexPM alle Email-Adressen und berücksichtigt dabei Ihre Vorgaben, wie weit die Email-Adressen gesammelt werden sollen.

Wir unterscheiden drei Szenarien, die im Folgenden skizziert werden.

Ausgehend von der Ebene „Firma“

Angenommen Sie haben mit der Anwendung einen Firmenverteiler definiert. Dieser könnte beispielsweise wie folgt lauten...

Wenn Sie nun eine Mailingaktion auf diesem Verteiler aufbauen, wird FlexPM zunächst alle Firmen heraussuchen, welche die formulierte Anforderung erfüllen. Ausgehend von dieser Firmenliste wird FlexPM...

• alle Postfächer dieser Firmen
• dann alle Postfächer der an den Firmen hängenden Arbeitsverhältnisse
• und zuletzt alle Postfächer der an den Arbeitsverhältnissen hängenden Personen

ermitteln. Das FlexPM wendet hier eine Vorgehensweise „von oben nach unten“ an. Da es nicht unbedingt sinnvoll ist, die Email an alle drei Ebenen zu senden, können Sie dies mit einfachen JA/NEIN-Entscheidung einschränken. So können Sie dann beispielsweise...

• nicht an die Firmen-Postfächer senden, da Ihnen dieser Kontakt zu unspezifisch ist
• sehr wohl an die Arbeitsverhältnis-Postfächer senden, weil Sie dort konkrete Ansprechpartner bei den richtigen Firmen erreichen
• nicht an die Personen-Postfächer senden, da Sie deren Nutzer nicht privat ansprechen wollen

Ausgehend von der Ebene „Person“

Völlig analog zum obigen Beispiel können Sie auch von einem Personenverteiler ausgehen. Darin könnte zum Beispiel definiert sein...

Das FlexPM wird bei darauf aufbauenden Mailingaktion „von unten nach oben“ vorgehen. Zunächst werden die Personen ermittelt und...

• alle Postfächer der Personen
• dann die Postfächer der an den Personen hängenden Arbeitsverhältnisse
• und zuletzt die Postfächer der an den Arbeitsverhältnissen hängenden Firmen

...sammeln. Auch hier können Sie festlegen, ob eine Ebene überhaupt beachtet werden soll.

Verknüpfung der Ebenen „Firma“ und „Person“

Für eine noch genauere Spezifikation der Empfänger können Verteiler auch miteinander kombiniert werden. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie sowohl die Eigenschaften der übergeordneten Firma als auch die Eigenschaften der anzusprechenden Person berücksichtigen wollen.

Sie können auf diese Weise zielgerichtet genau diejenigen Empfänger ansprechen, bei denen Sie eine hohe Antwortquote erwarten.

Umsetzung in der Anwendung

Im Dialog zur Erstellung einer Mailingaktion werden Sie durch die erforderlichen Schritte geführt. Diese sind im Wesentlichen wie folgt...

• Erfassung der Basisdaten zur Aktion
• Eingabe der Mailingtexte, sofern erforderlich in mehreren Sprachen
• Anhängen von Dokumenten
• Planung der Emails durch Anwenden von Verteilern, auch mehrfach
• manuelle Anpassung der erzeugten Emails
• Freigabe der Aktion
• automatischer Versand durch eigenen Prozess auf dem Server

Im folgenden Screenshot sehen Sie den Dialog, welcher für das Planen der Emails genutzt wird. Dort sehen Sie die drei skizzierten Szenarien, die Comboboxen zur Auswahl der Verteilerlisten und die Schalter zum Ein-/Ausschalten der drei Ebenen.

Wie geht es weiter...

Wir schlagen vor, dass Sie mit dem nächsten Kapitel Architektur fortfahren.